Модуль № 1 Документирование управленческой деятельности и работа с документами
Обработать и зарегистрировать представленные на бумажном носителе документы, поступившие в организацию или отправленные из организации.
В соответствии с содержанием обработанного входящего, исходящего или внутреннего документа, содержащего в тексте или других реквизитах указание на необходимость разработки определенного организационно-
распорядительного документа и на основе требований ГОСТ Р 7.0.97-2025, составить и оформить в СЭД проект необходимого организационно-
распорядительного документа (1 документ).
Алгоритм выполнения задания:
Изучить представленные на бумажном носителе документы и систематизировать их по документопотокам.
Осуществить обработку и регистрацию в СЭД документов в соответствии с заданием.
Для входящих документов: провести предварительное рассмотрение и сортировку на регистрируемые и нерегистрируемые; осуществить сканирование поступивших документов, обработать документы в соответствии с технологическим процессом обработки входящих документов.
Для исходящих документов: обработать документы в соответствии с технологическим процессом обработки исходящих документов, осуществить сканирование обработанных бумажных документов.
Для внутренних документов: обработать документы в соответствии с технологическим процессом обработки внутренних документов, осуществить сканирование обработанных бумажных документов.
Сформировать в СЭД регистрационно-контрольную карточку (РКК) для регистрации документов, соответствующую типу документа (входящий, исходящий, внутренний).
В карточке документа (РКК) в СЭД заполнить соответствующие поля и внести необходимую информацию.
Отсканированный файл документа (скан-образ) прикрепить к созданной регистрационной карточке документа в СЭД.
После внесения всей необходимой информации и прикрепления скан- образа, документу присвоить статус «Зарегистрировано».
Оформить отметку о поступлении документа на бумажном оригинале входящего документа.
Организовать оперативное хранение бумажного оригинала документа, оформить отметку о направлении документа в дело (в соответствии с номенклатурой дел).
Регистрационно-контрольную карточку (РКК) выгрузить из СЭД в формате pdf.
Оформить необходимый организационно-распорядительный документ, для работы использовать электронные шаблоны из СЭД в формате MS Word, содержащих постоянную и переменную информацию.
В соответствии с резолюцией или информацией, содержащейся в тексте документа, и на основе настроенных в СЭД электронных шаблонов, составить и оформить проект необходимого организационно- распорядительного документа (1 документ) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Проект организационно-распорядительного документа выгрузить из СЭД в формате pdf.
Регистрационно-контрольную карточку (РКК) и проект организационно- распорядительного документа в формате pdf сохранить в папке на рабочем столе (создать на рабочем столе папку «Номер экзаменуемого Модуль 1»).
Систематизировать документы на бумажном носителе (обработанные документы) в файл-вкладыш, в электронном виде (регистрационно- контрольная карточка (РКК), проект ОРД) в папку на рабочем столе («Номер экзаменуемого Модуль 1»).
Сохранить выполненное задание на USB-флеш-накопитель и передать на проверку экспертам.
Модуль № 2 Текущее хранение документов и подготовка дел для передачи в архив
Разработать и оформить Номенклатуру дел структурного подразделения. Определить сроки хранения документов структурного подразделения. Провести экспертизу ценности документов, представленных на бумажном носителе, в ходе которой провести отбор документов постоянного, временных (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив на
последующее хранение. Сформировать дело постоянного или долговременного хранения (1 дело) и подготовить его для передачи на хранение в архив
организации. Подвергнуть дело постоянного или долговременного срока хранения полному оформлению (1 дело). Оформить Опись дел, документов структурного подразделения.
Алгоритм выполнения задания:
Ознакомиться с составом документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, которые необходимо включить в Номенклатуру дел.
На основе предоставленного в электронном виде Перечня с указанием сроков хранения документов, определить сроки хранения документов, образующихся в деятельности структурного подразделения.
Оформить Номенклатуру дел структурного подразделения, включив в нее указанные в распоряжении документы, сформулировать заголовки дел и отразить установленную индексацию структурных подразделений в организации.
Номенклатуру дел структурного подразделения оформить на компьютере в текстовом редакторе Word в соответствии с требованиями ГОСТ Р 0.97- 2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Для оформления Номенклатуры дел структурного подразделения использовать форму, установленную Правилами организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Номенклатуру дел структурного подразделения сохранить в папке на рабочем столе (создать на рабочем столе папку «Номер экзаменуемого Модуль 2»).
Номенклатуру дел структурного подразделения вывести на печать.
Проставить подписи на документе в необходимых местах.
Изучить представленные на бумажном носителе документы и систематизировать их по срокам хранения, используя Номенклатуру дел организации.
Провести экспертизу ценности документов, представленных на бумажном носителе, и отобрать документы постоянного, временных (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для формирования дела (1 дело).
Оформить Обложку дела, внутренние учетные документы дела: Внутреннюю опись документов дела, Лист-заверитель дела.
Реквизиты Обложки дела, внутренних учетных документов дела: Внутренней описи документов дела, Листа-заверителя дела оформить в соответствии с требованиями ГОСТ Р 0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Для оформления Обложки дела, Внутренней описи документов дела, Листа-заверителя дела использовать формы, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Все созданные документы вывести на печать.
Сформировать и оформить дело постоянного или долговременного срока хранения, разместить внутренние учетные документы дела в нужной последовательности, прикрепить обложку дела.
Прошить сформированное и оформленное дело.
Подготовить дело для передачи на хранение в архив организации.
Оформить в СЭД Опись дел, документов структурного подразделения.
Опись дел, документов структурного подразделения выгрузить из СЭД в формате pdf и вывести на печать.
Проставить подписи на документе в необходимых местах.
Систематизировать документы на бумажном носителе (Номенклатура дел структурного подразделения, Дело и Опись дел, документов структурного подразделения) в файл-вкладыш, в электронном виде в папку на рабочем столе («Номер экзаменуемого Модуль 2»).
Сохранить выполненное задание на USB-флеш-накопитель и передать на проверку экспертам.
